Ngoài yếu tố về mặt địa điểm thuận lợi thì thời điểm diễn ra sự kiện cũng là 1 trong những vấn đề rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới sự thành công của buổi event.
Lựa chọn được thời điểm phù hợp với đại đa số khách mời sẽ tạo điều kiện đảm bảo đủ số lượng và có sự góp mặt đông đủ của các nhân vật then chốt mà sự kiện hướng đến. Vậy câu hỏi đặt ra là bạn cần phải chọn thời gian tổ chức như thế nào để đạt được hiệu quả như mong đợi?
Tham khảo cong ty du lich uy tín, chất lượng tại đây
TRÁNH CÁC NGÀY LỄ HỘI LỚN VÀ SỰ KIỆN THỂ THAO
Cá nhân hay doanh nghiệp nên tránh tổ chức sự kiện vào những ngày cận kề hay đúng các dịp lễ lớn vì sẽ khiến người tham dự cảm thấy phân vân và không thể góp mặt trong buổi event theo đúng như lịch hẹn. Vào những ngày lễ lớn, họ thường lên kế hoạch cho việc đi du lịch, về quê và nghỉ ngơi ngay từ rất sớm, chính vì như thế nếu bạn mời họ đến tham gia một sự kiện trong thời điểm này thì rất khó để họ có thể thu xếp mọi công việc và dự định đã đặt ra từ trước. Đồng thời, họ sẽ cảm thấy đôi phần khó chịu vì phải đánh đổi kỳ nghỉ lễ đầy thư giãn, thoải mái và dễ chịu của mình cho một sự kiện nào đó.
Ngoài ra, các sự kiện thể thao lớn cũng là một trong những lý do khiến khách mời không tham gia sự kiện của bạn. Thực tế cho thấy rằng, cánh mày râu sẽ bị thu hút và chi phối trực tiếp tới quyết định của mình khi các ngày hội thể thao lớn như Olympic, World Cup, Euro đang diễn ra. Thay vì đến chung vui cùng sự kiện thì họ lại chọn ngồi trước màn hình tivi và hòa mình cùng với niềm đam mê thể thao của bản thân. Đây cũng là một vấn đề mà bạn cần được lưu ý nhé!
TRÁNH CÁC NGÀY LỄ CỦA TÔN GIÁO
Bạn cũng nên tìm hiểu trước các ngày lễ mang tính chất tôn giáo riêng biệt để không gặp phải vấn đề “ế khách”. Mỗi một tôn giáo sẽ có những ngày lễ lớn rất khác nhau, bắt buộc họ phải tham dự chẳng hạn như: ngày chủ nhật hằng tuần của đạo Thiên Chúa, lễ phục sinh vào tháng 4, lễ các Thánh Thần ngày 1/11, lễ Vu Lan tháng 7, đại lễ Phật Đản,… Ngoài ra, các quy tắc về ăn uống thuần tôn giáo cũng nên được xem xét kỹ lưỡng. Bạn không thể nào mời một người đang ăn chay vào dịp ngày 1 hay rằm tháng 7 đến một sự kiện chiêu đãi toàn các món mặn, chắc chắn bạn sẽ bị từ chối đấy!
THỨ BẢY LÀ NGÀY TUYỆT VỜI ĐỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Trong cả tuần thì thứ bảy chính là thời điểm lý tưởng nhất cho việc diễn ra event. Nếu như đầu tuần đa số mọi người đều khá bận bịu hoàn thành các công việc thì vào buổi chiều tối thứ bảy là lúc mọi người thư giãn với khoảng thời gian ngắn ngủi của mình. Bạn có thể tận dụng thời điểm này để mời họ đến tham dự sự kiện, vừa rất thuận tiện về mặt thời gian vừa giúp họ có thể dành trọn ngày chủ nhật hôm sau để nghỉ ngơi bên cạnh gia đình và anh em. Đây luôn là sự lựa chọn hoàn hảo nhất cho việc lên kế hoạch diễn ra sự kiện của bạn.
VÀI LƯU Ý ĐỐI VỚI CÁC SỰ KIỆN KÉO DÀI NHIỀU NGÀY
Nếu bạn có dự định tổ chức một sự kiện kéo dài từ 2 – 3 ngày thì nhất định phải quan tâm đến việc lên cho mình một kế hoạch chi tiết và chi tiết nhất. Trong đó phải bao gồm cả vấn đề về nơi ở, dịch vụ ăn uống và phương tiện di chuyển cho khách mời tham dự suốt quá trình sự kiện diễn ra. Đồng thời, bạn phải gửi thông tin rõ ràng về thời gian diễn ra chương trình để họ có thể nắm bắt và thu xếp được công việc cá nhân.
Một cá nhân hay nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp phải nghiên cứu và chọn lựa được thời gian diễn ra để bố trí lịch trình sao cho thích hợp với khách mời và sự kiện của mình. Hy vọng bài viết trên đã chia sẻ và giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về yếu tố thời gian cực kỳ quan trọng trong tổ chức sự kiện.
Thanh Lộc – Đất Việt Tour